面对突如其来的疫情“黑天鹅”事件，传统的采购渠道和模式几乎失灵，“无接触、不见面”的线上采购模式加速向各行各业渗透，各大企业尝试到了线上采购的便捷，以及给企业带来的好处。如今，2020年都快结束了，如果你还在等采购合同，还在忙着找领导签字审批，那就赶紧跟着华天动力协同OA系统来了解一下，全流程线上采购的快乐。


　　当某个使用了华天动力协同OA系统的企业要进行采购时，采购人员的工作可以这样完成：
　　第一步当然是发起采购申请。采购人员可以直接使用华天动力协同OA系统内设置好的标准采购申请单，填写主要的数据就可以了。提交申请以后，系统会根据此次采购物品的金额，按照设定的流程发送给不同的领导审批。在领导通过审批以后，采购人员的工作就开始变得跟以前不一样了。



　　采购人员通过华天动力协同OA系统确定采购需求，就可以发起招标，并开始收集供应商的投标信息。如果是以前有过合作的供应商，能够在OA系统中方便的查找到该供应商的商品、价格等信息。之后，采购人员就需要把多方收集到的投标信息进行综合对比分析，然后在OA系统中发起报价审批、供应商审核，最终确定中标企业。如果企业本来就有长期合作的供应商，也可以直接与该供应商联系，邀请他们参与投标，实现内外沟通。



　　一切谈妥了以后，就可以进行第二步订单审批了。采购人员通过华天动力协同OA系统发起采购订单申请，系统会自动生成相应的订单号，采购人员只需要填写供应商信息、采购的物品即可，如果选择的供应商是集成的ERP系统中的供应商，采购人员可以直接在系统中选择供应商，而在物料选择时，也会自动列出该供应商提供的商品信息，采购人员进行勾选就可以了。



　　待审批完成以后，就可以进行第三步了，采购合同签订。首先要知道，合同是具有法律效益的，因此有着严格的限制，在审批合同时，采购人员总是被采购合同的各种规范弄得头疼。但在华天动力协同OA系统中，采购人员可以直接使用标准合同模板，快速创建合规的采购合同。同时，华天动力协同OA系统集成了电子印章功能。这样一来，通过与供应商的内外对接，就可以实现采购合同的在线签订了。合同签订完成以后，就可以让供应商发货了。当然，也有一些企业还是需要纸质合同，那么可以直接打印出标准合同，盖公章以后快递给供应商，只是速度比较慢，效率低。



　　另外，在采购合同完成签署以后，系统就可以生成付款计划，并在到期的时候发出提示形势，确保采购人员、财务人员不会遗漏。

　　接下来，采购人员只需等到货以后进行第四步：验收入库。采购人员签收货物，完成验收以后，就可以显示到库存中，供员工申请使用。采购人员还可以利用系统提供的资产条码或资产卡片功能，把打印出来的条码贴到每个货品上，用扫描枪进行快速清点并入库，工作变得轻松愉快。



　　以上内容都完成了以后，采购人员的工作就基本完成了，接下来就是财务人员的工作了，完成第五步的对账付款工作。财务人员需要与供应商对接，完成付款、获取发票、登记入账等工作。这些工作，也可以全部在线上完成。财务人员可以通过华天动力协同OA系统的银企直连功能，快速在线转账，付清款项。然后请供应商提供电子发票，华天动力协同OA系统支持自动验真，还可以自动生成与财务系统的对接凭证。



　　这样工作就完成了吗？对于粗放管理的企业来说，也许已经完成了。但随着管理的精细化，工作还没有结束，采购人员还需要做好采购数据的分析总结。华天动力协同OA系统为用户提供包括采购统计、付款明细等在内的实用的智能报表，为企业做好采购管控提供数据支撑。



　　事实上，不仅仅是工作方便，有数据显示，通过线上采购模式，企业年采购成本能下降20%~30%，交易性采购时间下降30%。同时，企业管理层能够通过后台监督线上采购，确保整个过程不出现灰色地带。华天动力协同OA系统全流程线上闭环，数据留痕，轻松追根溯源，实现内外互联，增加信息透明度，助力企业全面管控采购的各个环节。